نامه اداری را چگونه بنویسیم؟

نامه نگاری یکی از بخش های جدایی ناپذیر هر سازمانی است. تایپ نامه اداری خوب می تواند تا حدی تأثیرگذار باشد که باعث افزایش بازدهی شرکت شود. باید توجه داشت که یکی از مهم ترین راه های ارتباطی بین سازمان های مختلف و هم چنین درون سازمان ها از طریق نوشتن نامه اداری صورت می گیرد. یکی از بهترین راه ها برای نگارش نامه های اداری استفاده از اتوماسیون اداری مخصوصا اتوماسیون اداری تحت وب است.برای اینکه بدانیم چگونه نامه اداری بنویسیم ، باید با قواعد نگارش و فرم نامه های اداری آشنا باشیم ، برای آموزش و آشنا کردن شما عزیزان در ادامه مطالبی در خصوص طرزنوشتن نامه اداری فراهم گردیده است.

مطالب حائز اهمیت در نامه اداری

• منبع پیام : فرد یا سازمانی که نامه را ارسال کرده است.
• گیرنده پیام : فرد یا سازمانی که نامه را دریافت کرده است.
• متن پیام : حاوی موضوع اصلی نامه است.
• نحوه ارسال پیام : می تواند بصورت کتبی، شفاهی و یا ترکیبی باشد.
• بازخورد : پاسخی که فرد یا سازمان دریافت می کند.

بخش بندی نامه های اداری

نامه های تبادل شده بین بخش های مختلف یک سازمان را نامه های داخلی و نامه های تبادل شده بین سازمان های مختلف را نامه های خارجی می نامند.

در صورت برقراری ارتباط با یک شرکت در سایر کشورها باید با نحوه نوشتن درخواست اداری ، مطابق با قوانین آن کشور آشنا باشیم. طبق استانداردهای بین المللی برای نگارش نامه های خارج از کشور از نامه اداری انگلیسی استفاده می شود. با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی این کارها امکان پذیر خواهد بود.

طرز نوشتن نامه اداری

نامه اداری شامل سه بخش مقدمه ، بدنه اصلی و نتیجه گیری است. معمولا برای تهیه متن نامه اداری تا ۵ سطر از کاغذ A5 و بیشتر از ۵ سطر از کاغذ A4 استفاده می نماییم. با استفاده از اتوماسیون اداری کارها به سهولت انجام می پذیرند.

برای نوشتن نامه اداری آشنایی با فرمت نامه اداری امری ضروری است که در ادامه به آن می پردازیم :

• سرلوحه : شامل آرم یا لوگوی سازمان در سمت راست بالای نامه ، شماره ، تاریخ و پیوست به ترتیب در سمت چپ بالای نامه و ذکر بسمه تعالی یا به نام خدا در قسمت وسط و بالای نامه است.
• عنوان نامه : شامل عنوان گیرنده (معمولا با کلمه ” به” آغاز می گردد) عنوان فرستنده (معمولا با کلمه ” از” آغاز می گردد) و موضوع نامه است.
• متن نامه : باید براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از خواندن نامه به مراد نویسنده پی ببرد.
• امضاء نامه : شامل مشخصات امضاءکننده است و در سمت چپ پایین صفحه جای دارد.
• رونوشت : شامل نام گیرندگان دیگر نامه است.

نکته هایی که به هنگام نوشتن نامه اداری باید رعایت کنیم :

• در متن نامه ، ساده نویسی توصیه می شود ، زیرا تفهیم را امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم می کند.
• از زیاده گویی بپرهیزید.
• نویسنده منظور و مفهوم خود را به صورت صریح بیان نماید.
• از علائم نشانه گذاری مناسب برای رساندن مفهوم استفاده نماییم.
• از کلمات اداری متناسب با متن استفاده نماییم.
• از بیان عبارات عامیانه در متن نامه اداری خودداری کنیم.
• نامه اداری بهتر است تایپ شده باشد.

نامه های اداری با اهداف متفاوتی نوشته می شوند که طریقه نوشتن این نامه ها با هم متفاوت است. در ادامه برخی از این اهداف بیان شده است :

• نامه های اداری که برای درخواست استعفاء نوشته می شوند.
• نامه های اداری که درخواست همکاری با شرکت را دارند.
• نامه های اداری که درخواست خرید کالا و خدمات را دارند.
• نامه های اداری که درخواست نمایندگی دارند.

متن نامه اداری درخواست معمولا در قالب زیر نگارش می شود :

بسمه تعالی

مدیر محترم ………………

شرکت ………………

موضوع : درخواست استخدام

باسلام واحترام

اینجانب ……………… متولد ……………… دارای مدرک تحصیلی ……………… و مهارتهای ……………… درخواست ……………… در مجموعه تحت مدیریت شمارا دارم.

امیدوارم ویژگی های اینجانب مورد توجه شما واقع شود و زمانی میسر گردد تا بتوانم درخواست های مورد نیاز این شرکت را عملی سازم.

از زمانی که صرف بررسی رزومه اینجانب کردید، صمیمانه سپاسگزارم . با آرزوی سلامتی و موفقیت روز افزون شما.

با تشکر

نام و نام خانوادگی امضاء