نکات مهم در بایگانی کردن مدارک چیست؟
۱:اولین اقدامی که باید انجام دهیم مدیرت بایگانی است!
یعنی اینکه کلیه اسناد و مدارک و پروندها را در مکان مناسب خود قرار دهیم و آن‌ها را هر روز آبدیت کنیم.
از تنبلی کردن و انباشت پروند و مدارک بر روی میز و اطراف خودمان به علت مشغله‌های کاری بپرهیزیم.چرا که احتمال فراموشی و گم کردن آن و همچنین کاستن از سرعت و کارایی ما تأثیر دارد.
۲: یک روش ثابت را برای بایگانی کردن خود انتخاب کنید.
یعنی شما باید از یک مدل بایگانی کردن استفاده کنید.مثلا فقط براساس موضوعی.
۳: از اسناد کاغذی با یک اسکنر، نسخه‌های دیجیتالی تهیه کنید.
برای اسنادی که مهر و امضاء ندارند بهترین راه اسکن کردن آن و تهیه یک نسخه دیجیتال از آن برای حفاظت بیشتر از این اسناد می باشد.
یعنی اینکه کلیه اسناد و مدارک و پروندها را در مکان مناسب خود قرار دهیم و آن‌ها را هر روز آبدیت کنیم.
از تنبلی کردن و انباشت پروند و مدارک بر روی میز و اطراف خودمان به علت مشغله‌های کاری بپرهیزیم.چرا که احتمال فراموشی و گم کردن آن و همچنین کاستن از سرعت و کارایی ما تأثیر دارد.
۲: یک روش ثابت را برای بایگانی کردن خود انتخاب کنید.
یعنی شما باید از یک مدل بایگانی کردن استفاده کنید.مثلا فقط براساس موضوعی.
۳: از اسناد کاغذی با یک اسکنر، نسخه‌های دیجیتالی تهیه کنید.
برای اسنادی که مهر و امضاء ندارند بهترین راه اسکن کردن آن و تهیه یک نسخه دیجیتال از آن برای حفاظت بیشتر از این اسناد می باشد.
۴:از پوشه های رنگی برای نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک خود استفاده کنید.
استفاده از پوشه های رنگی به شما کمک می کند که به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن اسناد و مدارک خود را در بین پوشه ها تشخیص و به آن دسترسی داشته باشید.
۵:اسناد مهم تر را از اسناد غیر مهم و عادی جدا کنید.
به عنوان مثال می توانید اسناد مهم را در کمدهای قفل‌دار که دسترسی دیگران به آن غیرممکن باشد استفاده کنید.
۶: هر ساله اسناد و مدارک بایگانی خود را بررسی و یک کمد برای آرشیو اسناد خود که ممکن است در آیند ه به آن نیاز داشته باشید در نظر بگیرید.
۷:کشو و کمد مدارک شخصی خود را از مدارک شرکت و سازمان تفکیک کنید.
استفاده از پوشه های رنگی به شما کمک می کند که به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن اسناد و مدارک خود را در بین پوشه ها تشخیص و به آن دسترسی داشته باشید.
۵:اسناد مهم تر را از اسناد غیر مهم و عادی جدا کنید.
به عنوان مثال می توانید اسناد مهم را در کمدهای قفل‌دار که دسترسی دیگران به آن غیرممکن باشد استفاده کنید.
۶: هر ساله اسناد و مدارک بایگانی خود را بررسی و یک کمد برای آرشیو اسناد خود که ممکن است در آیند ه به آن نیاز داشته باشید در نظر بگیرید.
۷:کشو و کمد مدارک شخصی خود را از مدارک شرکت و سازمان تفکیک کنید.