روش صحیح ثبت اسامی روی پوشه ها و دفاتر راهنما چگونه است؟
اگر خواهان اضافه کردن یا حذف اطلاعات خود در مطالب هستید، به آیدی @Tarikhemaadmin در تلگرام پیام بدید.
لطفا جهت پرسیدن آدرس و سوالات نامربوط پیام ندید. ما فقط آدرس و شماره تماس‌ها را قرار میدیم که در پایین قرار گرفته.
۱:روش الفبایی
در این روش پروندها بر اساس حروف الفبا مرتب و در قفسه های مربوطه بایگانی می شوند.از این روش بیشتر در بایگانی پرونده های مربوط به کارکنان استفاده می شود.همچنین در بایگانی های موضوعی نیز می توان از آن استفاده کرد.نمونه کامل این روش می توان به لغت نامه ها اشاره کرد.
مثال: ش- ح که الف نشانه مفهومی مثلاً شیردل و ب نشانه مفهومی دیگر مثلاً حسین است.
۲:روش عددی
منظور استفاده از اعداد که هر عدد مفهوم خاص و قرار دادی خود را داشته باشد.
مثال: شماره پرسنلی فرد در سازمان که نشان دهنده کلیه سوابق خدمتی وی می باشد.
۳:روش مرکب(حروف و اعداد)
منظور حرف و عددی که هر یک به طور جداگانه و یا ترکیب آن‌ها نشانه مفهوم و معنی خاص و
قراردادی باشد.
مثال: ۱ج/۲/۴/۱۵/الف
الف- نشان دهنده قفسه ای است در بایگانی که پرونده های مربوط به حرف الف در آن قراردارد.
مثل پرونده‌های اسمی .
-۲ نشان دهنده تعدد قفسه‌های حرف الف است.
یعنی دومین قفسه‌ای که پرونده‌های حرف الف در آن قراردارد.
-۴ نشان دهنده ردیف قفسه دوم از حرف الف می باشد( مثلاً از ۸ ردیف آن)
-۱۵ نشان دهنده شماره پرونده ای است از تعداد مثلاً ۲۰ پرونده که در ردیف ۴ چیده شده اند.
ج- نشان دهنده جلد پرونده است.
-۱ نشان دهنده اولین جلد پرونده ( به طور مثال پرونده دو جلد است.
در این روش پروندها بر اساس حروف الفبا مرتب و در قفسه های مربوطه بایگانی می شوند.از این روش بیشتر در بایگانی پرونده های مربوط به کارکنان استفاده می شود.همچنین در بایگانی های موضوعی نیز می توان از آن استفاده کرد.نمونه کامل این روش می توان به لغت نامه ها اشاره کرد.
مثال: ش- ح که الف نشانه مفهومی مثلاً شیردل و ب نشانه مفهومی دیگر مثلاً حسین است.
۲:روش عددی
منظور استفاده از اعداد که هر عدد مفهوم خاص و قرار دادی خود را داشته باشد.
مثال: شماره پرسنلی فرد در سازمان که نشان دهنده کلیه سوابق خدمتی وی می باشد.
۳:روش مرکب(حروف و اعداد)
منظور حرف و عددی که هر یک به طور جداگانه و یا ترکیب آن‌ها نشانه مفهوم و معنی خاص و
قراردادی باشد.
مثال: ۱ج/۲/۴/۱۵/الف
الف- نشان دهنده قفسه ای است در بایگانی که پرونده های مربوط به حرف الف در آن قراردارد.
مثل پرونده‌های اسمی .
-۲ نشان دهنده تعدد قفسه‌های حرف الف است.
یعنی دومین قفسه‌ای که پرونده‌های حرف الف در آن قراردارد.
-۴ نشان دهنده ردیف قفسه دوم از حرف الف می باشد( مثلاً از ۸ ردیف آن)
-۱۵ نشان دهنده شماره پرونده ای است از تعداد مثلاً ۲۰ پرونده که در ردیف ۴ چیده شده اند.
ج- نشان دهنده جلد پرونده است.
-۱ نشان دهنده اولین جلد پرونده ( به طور مثال پرونده دو جلد است.
۴:تنظیم بر اساس موضوع
یک از رایج ترین و درعین‌حال مشکل‌ترین و دقیق‌ترین روش های بایگانی اسناد ومدارک روشی است که در آن پروند ها بر اساس موضع خاص آن پرونده بایگانی می شوند.به این ترتیب که ابتدا فهرستی از موضوعات مورد مکاتبه خود را مشخص می کنیم و تحت این عناوین مشخص شده شروع به بایگانی مدارک و اسناد خود می کنیم و همچنین اگر موضوعات ما قابل تفکیک به عناوین فرعی باشد به شکل زیر می توانیم آن را نظم دهیم.
مثال:
بخش نامه ها(عنوان اصلی)
-بخش نامه های اداری(عنوان پرونده)
-بخش نامه های آموزشی(عنوان پرونده)
-بخش نامه های مالی(عنوان پرونده)
۵:تنظیم بر اساس رنگ ها
با توجه ب اینکه یک منشی و مسئول دفتر به مراتب با پروند ها و مدارک کمتری مواجه است بایگانی کردن بر اساس رنگ ها هم می تواند روشی راحت و آسان برای نگهداری و حفاظت از مدارک و پروند ها باشد.
مثال:
رنگ پوشه های آبی: پرونده های پرسنلی
رنگ پوشه های سبز: پرونده های امورمالی
رنگ پوشه های قرمز: پرونده های آموزش
رنگ پوشه های نارنجی: پرونده های اموراداری
۶:روش تنظیم بر اساس مناطق جغرافیا
یکی دیگر از انواع بایگانی اسناد همانطور که از اسم آن نیز مشخص است این روش بر اساس مناطق جغرافیایی و اسامی شهرها و مناطق مختلف جغرافیایی تنظیم می شود.
مثال:
استان البرز:
۱:شهر کرج
۲:فردیس
۳هشتگرد
۴ نظرآباد
۵کمالشهر
۷:تنظیم بر اساس تاریخ(روش تاریخی)
اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی،زمان ایجاد،مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر است.بنابراین اسناد و پروند هایی که ملاک مراجعه به آن‌ها ، سال،ماه،هفته و روز است بر اساس روش تاریخی تنظیم و بایگانی می شوند.
از این روش برای پروندهایی که باید در تاریخ معین برای آن‌ها اقدام خاصی به عمل آید،استفاده می شوند.
ساده ترین روش نوع تاریخی استفاده ازاستفاده از دفتر سررسید و یا تقویم دار است.
یک از رایج ترین و درعین‌حال مشکل‌ترین و دقیق‌ترین روش های بایگانی اسناد ومدارک روشی است که در آن پروند ها بر اساس موضع خاص آن پرونده بایگانی می شوند.به این ترتیب که ابتدا فهرستی از موضوعات مورد مکاتبه خود را مشخص می کنیم و تحت این عناوین مشخص شده شروع به بایگانی مدارک و اسناد خود می کنیم و همچنین اگر موضوعات ما قابل تفکیک به عناوین فرعی باشد به شکل زیر می توانیم آن را نظم دهیم.
مثال:
بخش نامه ها(عنوان اصلی)
-بخش نامه های اداری(عنوان پرونده)
-بخش نامه های آموزشی(عنوان پرونده)
-بخش نامه های مالی(عنوان پرونده)
۵:تنظیم بر اساس رنگ ها
با توجه ب اینکه یک منشی و مسئول دفتر به مراتب با پروند ها و مدارک کمتری مواجه است بایگانی کردن بر اساس رنگ ها هم می تواند روشی راحت و آسان برای نگهداری و حفاظت از مدارک و پروند ها باشد.
مثال:
رنگ پوشه های آبی: پرونده های پرسنلی
رنگ پوشه های سبز: پرونده های امورمالی
رنگ پوشه های قرمز: پرونده های آموزش
رنگ پوشه های نارنجی: پرونده های اموراداری
۶:روش تنظیم بر اساس مناطق جغرافیا
یکی دیگر از انواع بایگانی اسناد همانطور که از اسم آن نیز مشخص است این روش بر اساس مناطق جغرافیایی و اسامی شهرها و مناطق مختلف جغرافیایی تنظیم می شود.
مثال:
استان البرز:
۱:شهر کرج
۲:فردیس
۳هشتگرد
۴ نظرآباد
۵کمالشهر
۷:تنظیم بر اساس تاریخ(روش تاریخی)
اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی،زمان ایجاد،مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر است.بنابراین اسناد و پروند هایی که ملاک مراجعه به آن‌ها ، سال،ماه،هفته و روز است بر اساس روش تاریخی تنظیم و بایگانی می شوند.
از این روش برای پروندهایی که باید در تاریخ معین برای آن‌ها اقدام خاصی به عمل آید،استفاده می شوند.
ساده ترین روش نوع تاریخی استفاده ازاستفاده از دفتر سررسید و یا تقویم دار است.