چک لیست وظایف یک حسابدار چیست؟
داشتن چک لیست انجام وظایف چه برای هدف شخصی باشد و چه در راستای حرفه و شغل، یه حرکت حرفه ای به شمار میاید. صحبت این مقاله در مورد چک لیست وظایف یک حسابدار است که از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. همانطور که میدانید حسابدار یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین عضو شرکت‌ها، سازمان‌ها و… است که وظیفه اصلی او تایید صحت معاملات، پول و اطمینان حاصل کردن از تمام معاملات قانونی است. احتمال دارد که حسابدار به‌صورت قراردادی برای انجام اظهارنامه مالیاتی و تصمیمات مالی در شرکت فعالیت داشته باشد. درواقع حسابدار شغل بسیار مهمی در شرکت دارد زیرا همواره با انجام حساب‌کتاب، صورت‌های مالی و… سروکار دارد. همچنین مسئولیت‌های بسیار مهمی مانند تعیین الزامات حقوق و دستمزد، تهیه و بررسی درآمد، بودجه‌ها، آماده‌سازی صورت‌های مالی، گزارش‌های حسابداری و… را بر عهده دارد. تعدد امور ریز و درشتی که عمدتا به تاریخ وابسته هستند ممکن است باعث از کنترل خارج شدن امور توسط حسابدار شده و حتی در مواقعی منجر به ضرر و جریمه شرکت گردد.
بنابراین در این مقاله سعی داریم سوال چک‌لیست وظایف روزانه یک حسابدار چیست؟ را به‌صورت کامل به شما پاسخ دهیم. به همین منظور پیشنهاد می‌دهیم برای یافتن پاسخ سوالات خود تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
حسابدار چه وظایفی را برعهده دارد؟
درواقع وظایف روزانه حسابدار با توجه به شرکت و سازمان متفاوت است. از مهم‌ترین و رایج‌ترین مسئولیت حسابدار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حصول اطمینان از صحت اسناد مالی و مطابقت آن‌ها با قوانین و مقررات مربوطه
- تهیه و نگهداری گزارش‌های مالی مهم
- تهیه اظهارنامه مالیاتی و اطمینان از پرداخت صحیح و به‌موقع آن
- ارزیابی عملیات مالی برای پیشنهاد بهترین شیوه‌ها، شناسایی مسائل و کمک به سازمان‌ها برای اجرای قوانین
- افزایش درآمد و به حداکثر رساندن سود
- انجام ارزیابی‌های پیش‌بینی و تحلیل ریسک
- تجزیه‌وتحلیل داده‌های مالی و توصیه راه‌هایی برای بهبود وضعیت سازمان
- بررسی صحت اسناد مالی و جایگاه آن‌ها با قوانین و مقررات
- یافتن و رفع هرگونه مشکل در حسابداری
- ارائه مشاوره به سازمان‌ها در مورد نحوه کاهش هزینه‌ها، افزایش سود و بهبود درآمد
- علاوه بر موارد ذکرشده حسابدار موظف است که صادقانه عمل کند و از سهل‌انگاری در انجام وظایف خود جلوگیری کند.
- همچنین مسئول است که از سوابق مالی مشتریان خود باتوجه به قوانین و مقررات مربوطه اطمینان حاصل نماید.
در تهیه چک‌لیست حسابداری این موارد را لحاظ کنید
به‌طورکلی به راهکارهایی که سبب تدوین و تنظیم برنامه‌هایی برای بودجه‌بندی سال آینده می‌شود، چک‌لیست گفته می‌شود. ابتدا باید بتوانید با مسائل مالی به‌خوبی ارتباط بگیرید، راه‌های بسیاری وجود دارد که می‌توانید با کمک آن‌ها به یک حسابدار حرفه‌ای تبدیل شوید. برای مثال از منابع معتبری که در زمینه آموزش حسابدار فعالیت دارند مانند سایت پرشین حساب (www.persianhesab.com) استفاده کنید و مدام در حال بروز کردن دانش و مهارت حسابداری خود باشید.
بنابراین در تکمیل صحبت بالا در لیست وظایف حسابداری خود، رسیدگی به این موارد را در صدر قرار دهید:
- باید روزانه اطلاعات مالی خود را به‌روزرسانی کنید
در ایده‌آل‌ترین حالت، نرم‌افزار حسابداری به‌صورت خودکار کارت اعتباری، داده‌های فروش و… را به‌روزرسانی میکند. در غیر این صورت باید حسابدار به‌صورت دستی به انجام این کار بپردازد.
- باید رسیدها و وجوه نقد را تطبیق دهید
سعی کنید برای جلوگیری از بروز مشکل، روزانه رسیدها و وجوه نقد را تطبیق دهید و در صورت وجود هرگونه مشکلی (کمبود یا اضافه پول نقد) باید سریعا آن را پیگیری کنید.
- معاملات خود را بررسی کنید
درصورتی‌که نرم‌افزار حسابداری شما به بانک متصل باشد، روزانه اطلاعات شما را به‌روز رسانی خواهد کرد و نیازی به بررسی حساب‌ها در پایان ماه نیست.
- هزینه‌ها را ثبت و طبقه‌بندی کنید
اکثر برنامه‌های حسابداری برنامه‌هایی دارند که برای بارگذاری رسیدها و گزارش هزینه‌ها از آن استفاده می‌کنند، بنابراین رسیدگی فوری به آن‌ها راحت‌تر است. بهتر است از رسیدهای خود عکس بگیرید و در پایان ماه جزئیات آن را یادداشت کنید.
- باید موجودی انبار خود را ثبت کنید
برای اینکه سیستم خود را به‌روز نگه‌دارید، باید موجودی انبار همان روز را سریعا در نرم‌افزار خود ثبت کنید. در غیر این صورت ممکن است فروشنده شما به‌اشتباه اطلاعات غلطی را مانند عدم وجود کالا در اختیار مشتری قرار دهد. به‌طورکلی اگر موجودی کالا را به‌صورت روزانه ثبت کنید از سرقت، گم‌شدن و… کالا جلوگیری خواهید کرد.
توجه داشته باشید که اگر برخی از وظایف خود را به‌صورت روزانه ثبت کنید، از ایجاد اشتباه در امور حسابداری جلوگیری می‌کنید و کارهای خود را به‌صورت بهتر و سریع‌تر انجام خواهید داد.
چک‌لیست هفتگی حسابدار شامل چه مواردی می‌شود؟
حسابدار باید به‌صورت هفتگی کارهای زیر را انجام دهد:
- ثبت پول نقد و چک‌های واریزی
بهتر است برای سالم نگه‌داشتن جریان نقدی، پول‌های نقد و چک‌های واریزی را ثبت کنید.
- ارائه فاکتور به مشتریان خود
در صورت ارائه فاکتور و صورتحساب موجب می‌شوید که مشتریان به‌صورت منظم پول (بدهی) خود را پرداخت کنند. همچنین در صورت وجود مغایرت در صورتحساب، در کوتاه‌ترین مدت متوجه آن شده و آن را رفع می‌کنید.
- جدول زمانی کارمندان را بررسی کنید
با مرور کردن فاکتورها در مدت‌زمان هفته‌ای می‌توانید از هرگونه فعالیت و اختلالی که ممکن است برای سازمان شما ضرر داشته باشد، جلوگیری کنید و به رفع آن بپردازید. همچنین با پیگیری هزینه‌های حقوق و دستمزد سبب می‌شود که به بررسی ترکیب نیروی کار و بودجه خود بپردازید.
چک‌لیست حسابداری ماهانه چیست؟
برای حفظ سابقه و یکپارچگی حساب‌ها باید کارهایی را به‌صورت ماهانه انجام دهید که شامل موارد زیر می‌شود:
- برای پرداخت بدهی خود باید برنامه‌ریزی کنید
هنگامی‌که شما لیست صورتحساب را از مشتریان دریافت می‌کنید، باید آن‌ها را با دقت بررسی کنید تا دچار اشتباه نشوید. شما باید به شرایط مالی فروشندگان توجه کافی داشته باشید. به‌طور مثال باید گفت اگر فروشنده‌ای به شما تخفیف می‌دهد شما سعی کنید زودتر صورتحساب را پرداخت کنید. در غیر این صورت زمان پرداخت را یادداشت کنید که تاریخ پرداخت آن به تعویق نیفتد. در حالت‌های عادی معمولا پس از گذشت یک ماه برای تسویه‌حساب پرداخت‌ها مراجعه می‌کنند. در صورت عدم موجودی وجه نقد، می‌توانید از آن‌ها فرصت بگیرید.
- باید تغییرات و میزان بودجه را پیگیری کنید
در نظر گرفتن مقداری پول برای هزینه‌ها و پروژه‌ها کار دشواری نیست؛ درصورتی‌که ممکن است عمل به آن کار دشواری باشد. بهترین راه برای کاهش تغییرات بودجه، بررسی ماهیانه و انجام اقدامات اصلاحی است.
- سعی کنید از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
شما می‌توانید با کمک انواع نرم‌افزارها و با خیالی آسوده تمامی اطلاعات خود را به‌راحتی ثبت و از اطلاعات خود، نسخه پشتیبان تهیه کنید.
کلام آخر
چک‌لیست حسابداری، چک لیستی از وظایف و امور روتین یک حسابدار است برای نظم بخشیدن به انجام امور مهم مالی و مالیاتی; یک حسابدار حرفه‌ای جهت جلوگیری از فراموشی یا به تعویق افتادن کارهایی که عمدتا باید در تاریخ مشخصی انجام شود، این چک لیست را آماده میکند. همان‌گونه که ذکر شد حسابدار اصلی‌ترین عضو یک شرکت یا سازمان است که وظایف مهمی بر عهده دارد. در واقع اشخاص حقیقی و حقوقی برای نظم دادن و بهبود وظایف خود باید چک‌لیست‌هایی روزانه، هفتگی و ماهانه در نظر بگیرند و بر اساس آن وظایف خود را انجام دهند. امیدواریم بامطالعه این مقاله اطلاعات موردنیاز خود را کسب کرده باشید.
